Как должна происходить передача и прием документов при смене кадровика?

Надо заметить, что о процедуре передачи и приемов документов нет ни одного упоминания в нормативно-правовых актах. Как правильно ее провести посоветует лишь опытный кадровик с достаточным сроком службы. Известно, что каждый из двух сторон: сдающий сотрудник и принимающий заинтересованные лица. Для них важно, чтобы все документы оказались в порядке и сохранности.

Практикой наработаны следующие этапы процедуры:

• - создание комиссии,
• - проверка наличия документов и их содержания,
• - составление акта.

Комиссия создается из числа сотрудников организации. Возглавляет ее сам руководитель. Кроме него туда включают его заместителя, главного бухгалтера, сотрудника кадровой службы. Ее состав обязательно утверждается приказом начальника. Проводимая процедура должна быть правомерна и объективна.

Как должна проходить проверка? Переписываются абсолютно все имеющиеся документы отдела кадров. Причем анализируется их правильное оформление. Оно должно соответствовать последним изменениям в кадровом делопроизводстве. Следующий момент – это выявление недостающих документов, поскольку существует перечень, установленный трудовым законодательством и нормативно-правовыми актами.

Далее на основании проведенной проверки члены комиссии составляют акт. Что он должен содержать? Во-первых, список всех наименований документов. Во-вторых, их фактическое количество. В-третьих, период охвата документа по времени. В-четвертых, отмечают, каких обязательных документов нет в отделе. В конце акта указываются обнаруженные замечания, связанные с делопроизводством. Обозначают свои рекомендации по этому поводу.