Процедура уничтожения ненужных документов |
Со временем в каждой учреждении в связи с его активной деятельностью накапливаются огромное количество разных документов. Какой-то период они могут понадобиться, поэтому их приходится хранить на полках в архиве. Затем время хранения заканчивается и от них можно избавляться. Прежде чем приступить к уничтожению уже ненужных бумаг, придется выполнить некоторые действия, которые регламентируются актами делопроизводства. С чего начать в этом случае?
Конечно же, руководитель обязан создать комиссию из числа экспертов, которые будут анализировать все документы и в итоге решить, что уничтожить, а что продолжать хранить. Состав созданной комиссии, куда должны быть включены только квалифицированные специалисты, как обычно утверждается приказом директора. Присутствие юриста в ней обязательно. Ведь его знания помогут определить, важен ли данный документ или его давно пора убрать.
После тщательно проведенной проверки определяется список документов на уничтожение. Затем пишется акт, где происходит их подробная опись. Готовый акт передается руководству на утверждение. После этого можно приступать непосредственно к уничтожению. Для этого в каждой организации существуют свои способы. Кто-то рвет или сжигает, а кто-то отправляет ненужные бумаги в шредер. Некоторые предпочитают все сдавать специализированным организациям. Если все пошло на макулатуру и за нее даже получены деньги, то они должны быть оприходованы по статье операционные доходы. Когда уничтожение фактически выполнено, комиссия составляет еще один факт, что действительно произошло физическое уничтожение документов, признанных ненужными.
|
