|
Чем более масштабным является делооборот компании, тем большее количество бумаг и прочих материалов он в себя включает. А после того, как срок хранения тех или иных материалов истекает, их следует в обязательном порядке уничтожать. В противном случае в офисе появится значительное количество бумаг, замедляющих процесс работы, а иногда и превращающих его и в вовсе неосуществимый процесс.
Однако, уничтожить документы просто собрав и спалив их – недопустимо, ведь существуют особые юридические нормы, которые регулируют этот процесс. Кроме того, основная часть материалов должна уничтожаться не открыто, а секретно. Секретное уничтожение документов предусматривает услуги по уничтожению документов при помощи шредера путем измельчения бумаги и ее дальнейшей вторичной переработке.
Сразу отметим, что утилизации подлежит текущая документация. Для этого она помещается в офисные специализированные контейнеры, в которые помещаются все конфиденциальные документы, что позволяет защитить их от несанкционированного доступа, что особенно важно в том случае, когда в документах содержится важная информация. Ведь главная задача секретного уничтожения документов - оперативно и без вмешательства посторонних лиц утилизировать всю документацию (в процессе утилизации бумаг может участвовать только сотрудник фирмы и представитель клиента).
Одним из основных преимуществ внеофисного уничтожения документации является то, что современные возможности позволяют ликвидировать не только бумажные материалы, но и кредитные карты, скрепленные документы, компакт-диски и дискеты.
Для осуществления работы, связанной с ликвидацией материалов, а значит предыдущим определением сроков хранения, отбором документов на хранение или же уничтожение в организациях создаются регулярно действующие экспертные комиссии. По результатам работы комиссии в дальнейшем составляется специальный акт, в котором указывается, какие именно документы были выделены к уничтожению. Затем подсчитывается вес всех материалов, которые были выделены к уничтожению и соответственно ему вычисляется стоимость услуг по ликвидации материалов. Наиболее распространенным способом надежной ликвидации документов сегодня считается их измельчение с помощью промышленного шредера, который обеспечивает довольно высокий уровень секретности (третий). Такой уровень секретности подходит для уничтожения документации с высоким уровнем конфиденциальности, а потому операции по ликвидации материалов могут происходить в присутствии представителя компании-заказчика.
Следует отметить, что помимо услуг внеофисного уничтожения материалов многие компании предоставляют также услуги по депозитарному их хранению, а также организацию электронного архива. Такие услуги включают в себя не только транспортировку материалов с места на место, но и их опись, сортировку и упаковку, а также систематизацию. Все эти операции осуществляются в соответствии с существующими юридическими нормами и осуществляются исключительно профессионалами.
|
