|
Основными задачами успешного ведения бизнеса является не только его успешное развитие, но и получение как можно большей прибыли от активов и продуманное сокращение издержек, а кроме того – повышение эффективности деятельности персонала и полный контроль над состоянием корпоративного архива. Решить все эти задачи в комплексе руководителю даже небольшого предприятия довольно сложно. Но не стоит отчаиваться, если перед вами встала подобная задача – ведь сегодня существует значительное количество организаций, предоставляющих архивные услуги, готовых не только взять на себя хранение документов, но и организовать их уничтожение. Последняя задача крайне важна для ведения удачного бизнеса.
Утилизация документов дает возможность не только сэкономить время ваших сотрудников, но и максимально разгрузить рабочую площадь вашего офиса, организовать максимально удобный доступ к любым документам, которые могут предоставлять интерес как для сотрудников вашей фирмы, так и ее клиентов.
Следует отметить, что те документы, которые необходимо уничтожить, не должны содержать токсичные вещества, выделяемые при уничтожении, а также пластик, слюду, пенопласт, целлофан и аналогичные материалы. Кроме того, в документах, которые подлежат уничтожению, не должны содержаться материалы, не пригодные для переработки.
При желании клиента уничтожение как архивной, так и бухгалтерской документации может осуществляться в присутствии сотрудника или представителя компании. А после того, как все материалы уничтожены, заказчику предоставляется квитанция о том, когда, каким образом и какое количество материалов было утилизировано. Кроме того, оформляется двухсторонний акт, который свидетельствует о физическом уничтожении материалов, выступающих источником информации.
Сегодня приобрела огромную популярность такая услуга, как утилизация документации сотрудниками архивных фирм, которые выезжают непосредственно на предприятие заказчика. Специалисты могут выехать даже в самые отдаленные места и уничтожить, а затем утилизировать даже значительные объемы ваших материалов. При этом контроль над процессом ликвидации документов может вести как непосредственно руководитель предприятия, так и его представитель. Более того, уничтожение материалов может осуществляться без участия со стороны сотрудников фирмы-заказчика.
В процессе данного типа ликвидации материалов обеспечивается высокий уровень секретности, что позволяет уничтожать даже материалы личного характера. Крайне важен тот факт, что многие архивные компании сегодня предоставляют услуги мобильного шрединга (грузовика, которым вместо кузова оснащен специальной шредирующей установкой), а также контейнером для хранения и транспортировки утилизированных документов. Не менее важна внутренняя опись документов.
Итак, уничтожение документов, которые уже не нужны, в делопроизводстве вашей компании сегодня осуществляется в короткие сроки и при использовании новейших достижений технической мысли.
|
